Психология тайм-менеджмента

 

Способность управлять своим временем во многом предопределяет ваше будущее. Именно от этой способности в немалой степени зависит, что вас ждет – успех или провал. Время – это незаменимый и невозобновляемый ресурс. Оно ваш самый ценный актив. Его нельзя накопить и нельзя восстановить его потери. Чем лучше вы будете использовать его, тем большего добьетесь, и тем большими окажутся дивиденды.

Не менее важен тайм-менеджмент и для сохранения здоровья и повышения личной эффективности. От того, насколько хорошо вы управляете своим временем и своей жизнью, зависит то, каким будет ваше внутреннее состояние – например, покой, гармония и благополучие. Ощущение же что вы не владеете временем, – один из главных возбудителей стресса, беспокойства и депрессии. Чем успешнее вы организуете и контролируете главные события своей жизни, тем лучше будете себя чувствовать изо дня в день, тем больше у вас будет энергии, тем здоровее будет сон, и тем быстрее вы будете управляться со всеми делами.

Видео кейс: Стивен Кови Стивен о тайм-менеджменте.

Четыре условия, которые необходимо соблюдать при управлении временем. Четыре D эффективности (Desire, Decision, Determination, Discipline)

Первое – это желание. Вам необходимо ощущать в себе мощное, жгучее желание научиться управлять своим временем и добиться максимальной эффективности.

Второе необходимо условие – решение. Вы должны принять для себя однозначное решение, что будете целенаправленно применять лучшие приемы тайм-менеджмента, пока они не войдут у вас в привычку.

Третье – настойчивость. От вас требуется быть готовыми к тому, чтобы продолжать упорствовать, несмотря на все трудности и искушения, пока не научитесь эффективно управлять своим временем. Желание будет усиливать вашу настойчивость.

И, наконец, четвертое, самое важное условие для успеха – дисциплина. Вы должны заставить себя сделать тайм-менеджмент частью своей обычной практики ведения дел. Дисциплина – это готовность заставить себя выполнять то, что вы должны выполнить, независимо от наличия или отсутствия настроения и хотения. Дисциплина – ключ к успеху.

 

Основная литература

Трейси Б. Тайм-менеджмент / Б. Трейси; пер. с англ. С. Кировой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 144 с. 

Дополнительная  литература

Райан М. Дж. В этом году я… Как изменить привычки, сдержать обещания или сделать то, о чем вы давно мечтали. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. – 272 с.

 

Ключевые вопросы тайм-менеджмента

Как только вы принимаетесь за какую-нибудь
срочную работу, всегда находится другая,
которую необходимо выполнить еще раньше.
                                                Закон Мёрфи 

Хороший тайм-менеджмент требует, чтобы вы привели задачи, которые вы выполняете, в гармонию со своей ценностной системой. Если вы не будете знать, что важно, а что нет, у вас не окажется и мотивации к тому, чтобы контролировать свое время.

Подумайте: Зачем вы делаете то, что делаете? ради чего встаете по утрам? почему ходите на учебу и работу? по какой причине учитесь (работаете) там, где учитесь (работаете)?

 Смысл и цель

Каждый испытывает глубокую потребность в смысле и цели в жизни. Очень часто люди находятся в состоянии стресса и чувствуют себя несчастными именно потому, что им кажется, будто всё, что они делают, лишено смысла, что их жизнь бесцельна и не соответствует их ценностям и убеждениям. Вот почему всегда нужно начинать с вопроса «зачем?».

Приемы тайм-менеджмента могут сделать вас эффективнее, но пользы будет мало, если вы станете продуктивнее в деле, лишенном для вас смысла. Повышение эффективности в таком случае приведёт лишь к усилению чувства отчужденности, неудовлетворенности и беспокойства.

Следующие вопросы, которые вам нужно задать себе, звучат так: что для меня в жизни наиболее значимо? что меня действительно волнует? что я по-настоящему ценю? а за что не стал бы переживать?

Вы будете чувствовать себя человеком по-настоящему счастливым, ценимым и значимым лишь в той мере, в какой ваше дело – то, чем вы занимаетесь изо дня в день – соответствует вашим ценностям. Стресс, напряжение, тревога и разочарование – и в жизни, и в учебе (работе) – почти целиком является следствием того, что вы занимаетесь одним делом, а цените и болеете за совсем другое. 

Исследования показывают, что из-за постоянного стресса, напряжения и тревог наступает эмоциональное выгорание. Но если люди любят свое дело и вкладывают в него душу, то редко жалуются на стресс и напряжение. Когда человек живет в согласии со своими ценностями, он испытывает постоянный прилив энергии, воодушевления и креативности. Стресс появляется только тогда, когда человек занимается чем-то, что идет вразрез с его подлинными идеалами.

Для того чтобы разобраться в себе, понять, что вы за человек, можно воспользоваться одним простым упражнением:

1. Закончите предложение: «Я...». Отвечая на этот вопрос, представьте себе окружающих людей, с которыми вы живете и работаете бок о бок. Как вам кажется, что бы они ответили?

2. Закончите предложение: «Люди...». От ответа на этот вопрос во многом зависит ваше отношение к людям из различных сфер вашей жизни. В значительной степени ответ на это вопрос предопределяет, чего вы добьетесь как руководитель и как профессионал.

3. Закончите предложение: «Жизнь...».

4. Закончите предложение: «Моя величайшая цель в жизни...».

5. Закончите предложение: «Моя величайшая цель в профессии...».

После того как вы дадите на эти вопросы ясные и четкие ответы, вы сможете спросить себя, что нужно изменить, чтобы ваши жизненные приоритеты и то, как вы используете свое время, имели гораздо больше точек соприкосновения.

 

Четкое определение цели – начало всех
человеческих достижений.
                                      Наполеон Хилл 

Помните, что цель помогает направить энергию в нужное русло. Она повышает мотивацию и помогает сфокусировать внимание, что увеличивает шансы на ее достижение.

Цель должна быть сформулирована кратко и точно, желательно по SMART и в письменной форме. Желательно, чтобы она затрагивала ваши эмоции, так как если будет присутствовать связь между вашими целями и эмоциями, то будет задействованы ваши внутренние мотивы.

 

 Основная литература

1. Бертран Э.Л. Без жалости к себе. Раздвинь границы своих возможностей / Э.Б. Ларсен; пер. с англ. И. Айзятуловой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 208 с.
2. Трейси Б. Тайм-менеджмент / Б. Трейси; пер. с англ. С. Кировой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 144 с. 

Дополнительная литература: 

1. Силинг Т. Сделай себя сам. Советы для тех, кто хочет оставить свой след. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 208 с.

 

Планирование с помощью PERT-диаграмм

 

Нарисуйте общую картину своих крупных задач и проектов, чтобы и вы и другие люди могли увидеть их в целом. В качестве наглядного пособия можно использовать диаграммы PERT. Такие диаграммы позволяют увидеть множество путей достижения поставленных целей и выбрать наиболее эффективный из них. 

Начните с определения целей и задач, которые нужно осуществить, чтобы получить желаемые результаты. Начните работу с мыслью о конечном итоге. Выделите время, чтобы нарисовать предельно точную картину того, как бы выглядели ваши цели, если их реализовать наилучшим образом. Затем пройдите всю «цепочку» действий и событий в обратную сторону – от будущего к настоящему. Составьте список логических шагов, которые придется проделать, чтобы продвинуться от той точки, где вы находитесь сейчас, к той, где хотите в конце концов оказаться.

Использование диаграмм PERT позволяет графически наметить все шаги, которые следует предпринять, и определить, к какому моменту каждый из них должен быть выполнен.

Помните: самый удивительный талант, которым вы обладаете, – это талант к мышлению, особенно к продумыванию событий наперед. Чем больше времени вы будете уделять мышлению и планированию с ручкой и бумагой в руке, тем лучших результатов добьетесь и тем быстрее их получите.

Все успешные тайм-менеджеры умеют хорошо планировать свою работу. Они составляют перечни и дополнительные перечни всех дел, которые им необходимо выполнить, – как крупных, так и мелких.

Правило гласит: каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут на выполнение.

Как только вы уясните свою цель, составьте список всех действий, которые, по вашему мнению, следует предпринять для достижения. Продолжайте обдумывать свою работу и добавлять новые пункты, пока перечень не станет полным. Затем организуйте его по двум разным принципам: приоритетности пунктов и последовательности.

Организуя пункты по последовательности, вы составите список действий в хронологическом порядке: от первого шага до последнего – ещё до того, как приступите к реализации цели.

Любая, даже величайшая цель достижима,
     если поделить ее на достаточно мелкие части.
                                                    Генри Форд

 Затем организуйте пункты в списке по приоритетности, в расчете на то, что выполнение 20 % из них обеспечит вам достижение цели на 80 %. Расстановка приоритетов позволит вам сфокусироваться на самых важных, ключевых задачах и работах, не отвлекаясь на мелочи.

 Наиболее важные дела никогда
не должны подчиняться наименее важным.
                      Иоганн Вольфганг фон Гёте

Пересматривайте свои планы регулярно, особенно если испытываете разочарование или ощущаете сопротивление любого рода. Будьте готовы переделывать их по мере поступления новой информации, особенно пришедшей по каналам обратной связи. Помните: у каждого плана есть изъяны – как крупные, так и мелкие. Постоянно выискивайте их. При ежедневной переоценке своих планов вам часто будут приходить на ум новые идеи, открываться новые перспективы, которые позволят выполнить задачу быстрее, чем вы первоначально рассчитывали.

При планировании важно задавать себе три вопроса:

1. Какие трудности и препятствия будут вставать на пути к цели? Почему эта цель еще не достигнута? Что не даёт идти вперед? Что мешает? Подумайте: какие именно из всех проблем, которые необходимо разрешить, составляют те 20 %, которые создают 80 % помех на пути к цели?

2. Какие дополнительные знания, умения и навыки надо приобрести, чтобы реализовать цель? Какая информация имеет наиболее существенное значение для принятия правильных решений в процессе достижения цели?

3. Кто те люди, группы или организации, чья помощь и сотрудничество понадобятся для достижения цели? Иногда один-единственный человек может подсказать вам нужную идею или открыть нужную дверь, чтобы вы добились намного больше того, о чем мечтали. Бывает и наоборот: иногда один-единственный человек преграждает вам путь к достижению важной цели.

 Обычно выделяют три вида планирования:

• на месяц,

• на неделю,

• на день.

Планирование на месяц. Планирование вперед на месяц даст вам возможность увидеть ключевые результаты (KPI), которые вы хотите получить. Возможность планировать вперед также позволяет вам качественно оценить и утвердить время, которое вам потребуется для достижения поставленных целей. Не забудьте учесть такие вещи, как собрания, командировки, приемы у врача, праздники, отпуска и социальные события, за которые вы несете ответственность.

Планирование на неделю. Руководствуясь планом на месяц, вы можете ясно увидеть ключевые результаты, которые вам необходимо получить в течение всего одной недели и после приступить к планированию на день.

 Как бы ни была красива ваша стратегия,
время от времени вы все же должны обращать
внимание на результаты своей деятельности.
                                         Уинстон Черчилль

 Основная литература

1. Кох Р. Принцип 80–20 / Р. Кох. – М.: Попурри, 2004. – 354 c.
2. Макклетчи С. От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте / С. Макклетчи; пер. с англ. Е. Вершининой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. – 208 с.
3. Трейси Б. Тайм-менеджмент / Б. Трейси; пер. с англ. С. Кировой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 144 с. 

 

Перечень дел на каждый день

 

Самый мощный инструмент в руках тайм-менеджера – это ежедневный перечень дел, который служит планом на ближайшие 24 часа.

Лучшее время для подготовки ежедневного перечня дел – вечер накануне. Составляя список в это время, вы позволяете своему подсознанию работать над ним в течение всей ночи, пока вы спите. Так повышается шанс, что утром вы проснетесь со свежими идеями и прозрениями, которые помогут вам добиться некоторых из самых важных целей, включенных в список.

Пусть вашим последним делом в конце текущего дня станет планирование дня следующего. Недавно среди 50 высокоэффективных руководителей корпораций проводился опрос. Их попросили назвать наиболее эффективный инструмент управления временем из всех ими опробованных. Так, 49 человек ответили, что лучшим инструментом они считают простую бумагу, на которой записывают все, что нужно сделать, еще до начала работы.

Итак, готовя список дел, используйте категории, которые помогут вам сгруппировать задачи (не более 5–6).

По мнению специалистов в области тайм-менеджмента, на составление ежедневного перечня дел уходит, как правило, примерно 5 минут. Которые, как мы помним, экономят 50 минут дополнительного времени для плодотворного труда. Помните, что формулировка задач должна быть не очень громоздкой, иначе составление списка дел может превратиться в дополнительную задачу. В целом ритуал тайм-менеджмента должен занимать около 18 минут в день:

1. Шаг 1 (5 минут): утро. Скорректируйте список дел на день. Посмотрите, можно ли сделать задачи более продуктивно и эффективно, можно ли их кому-нибудь делегировать. 

2. Шаг 2 (1 минута в час): повторная фокусировка, если необходимо. Заведите часы, настройте телефон, чтобы каждый час слышать звуковой сигнал. Когда вы услышите сигнал, сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели прошедший час. И так час за часом, контролируйте свой день.

3. Шаг 3 (5 минут): вечер. Оцените, как прошел ваш день и запланируйте список дел на следующий день.

18 минут в день помогут вам предотвратить неэффективную трату многих часов. Главное – осознанно выбрать, на чём вы ходите сосредоточиться, а потом регулярно напоминать себе об этом в течение дня.

 

Основная литература

1. Брегман П. 18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела / П. Брегман; пер. с англ. Таиры Мамедовой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. – 272 с.
2. Трейси Б. Тайм-менеджмент / Б. Трейси; пер. с англ. С. Кировой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 144 с.

Дополнительная литература

1. Райан М. Дж. В этом году я… Как изменить привычки, сдержать обещания или сделать то, о чем вы давно мечтали. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. – 272 с.
2. Силинг Т. Сделай себя сам. Советы для тех, кто хочет оставить свой след. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 208 с.

 

Установление четких приоритетов

 

Самый важный вопрос в тайм-менеджменте звучит так: какое применение моего времени в настоящий момент принесет наибольшую пользу? Когда вы начнете организовывать все свое время и работу вокруг ответа на это вопрос, вы удивитесь, насколько продуктивнее станете трудиться и как быстро произойдут перемены.

Умение управлять временем, по сути, сводится к умению определять, какие задачи являются самыми важными и требуют незамедлительного выполнения, а также к освоению определенного инструментария, позволяющего человеку приступить к их выполнению без промедления и работать над ними до их полного завершения, не отвлекаясь на посторонние дела.

 

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – американский государственный и военный деятель, генерал армии (1944), 34-й президент США (20 января 1953 – 20 января 1961).

На практике задачи, которые вам приходится решать ежедневно, можно разделить на четыре типа, используя матрицу Эйзенхауэра:

• Срочные и важные. Эта задача возникает вследствие неких внешних требований к вашему времени, и от ее выполнения зависит, сможете ли вы продемонстрировать высокий профессионализм. Для ее реализации вам, скорее всего, придётся встретиться с некоторыми людьми, переделать множества дел и побывать в разных местах. Важной считается задача, выполнение или невыполнение которой может иметь долгосрочные последствия для вас. Срочной считается такая задача, решение которой нельзя отложить или отсрочить.

• Важные, но несрочные. Иными словами, их выполнение обязательно, но его можно отложить на время, хотя бы ненадолго.

• Срочные, но неважные (электронная почта, звонки, сообщения). Задачи хоть и срочные, но не самые важные и можно отложить их выполнение либо делегировать.

• Несрочные и неважные. Это задачи, которые относятся к пустой трате времени.

Также существует целый ряд приемов и методик, которые вы можете использовать, чтобы определить приоритеты.

 

Метод «АБВГД»

Когда вы составите полный перечень дел, которые планируете сделать на следующий день, организуйте его с помощью метода «АБВГД».

Буквой «А» отметьте дела, реализация или нереализация которых может привести к серьезным последствиям.

 К типу «Б» относятся те задачи, которые тоже ведут к определенным последствиям, но они не столь далеко идущие, как задачи типа «А».

Дела «В» – это те дела, которые было бы неплохо сделать.

По оценкам экспертов компании Robert Half International, как минимум 50 % времени человек тратит на задачи категории «В», т.е. на занятия, которые не вносят никакого вклада для достижения цели.

Никогда не занимайтесь делами, которых нет в вашем перечне. По мере возникновения новых заданий или новых проектов записывайте их в список и определяйте приоритетность. Только после этого приступайте к работе над ними. Если вы не будете записывать эти новые идеи и дела, но будете постоянно реагировать на них, как и на другие события, вы быстро потеряете контроль над своим распорядком дня. Все кончится тем, что вы станете тратить свое время на дела, имеющие низкую, а то и нулевую значимость.

 

Принцип Парето 20/80

Каждое утро перед началом выполнения задач пробегитесь взглядом по своему перечню дел на день и определите 20 % задач, решение которых будет давать наибольшую отдачу и позволит вам достичь самых важных целей. Если у вас есть список из десяти дел, которые необходимо переделать за день, выберите из них два, значимость которых превосходит значение всех остальных вместе взятых.

Ваш профессиональный успех во многом зависит от способности чётко определить эти два пункта и начать работу именно с них.

 

Лягушки, Слоны, Змеи и Кролики

Согласно данному принципу присваивания приоритетов, самые сложные и самые неприятные задачи, Брайан Трейси называет их «лягушками», нужно «съедать», т.е. выполнять в первую очередь. Таких дел у вас может быть несколько, поэтому для того, чтобы не откладывать самое неприятное для вас дело, сделайте его в первую очередь.

Слон – это очень большая и важная задача, поэтому вам необходимо постоянно действовать, чтобы эта задача не вышла из под контроля и не «раздавила» вас. Справиться с этим делом можно «скушав слона по кусочкам». «Откусывайте от слона» небольшие кусочки каждый день, пока не доведете дело до конца.

Змеи – это множество мелких дел (сообщение, звонки, письма) с которыми нужно расправиться, хотя эти дела не являются приоритетными. Выделите фиксированный блок времени для того, чтобы расправиться с этими задачами.

Кролики – это неважные и несрочные дела, которые необходимо игнорировать.

Как видите, методов и приемов установления приоритетов для ваших задач очень много, и применять их все вовсе не обязательно. Выберите тот способ, который подходит именно вам.

 

Основная литература

1. Кох Р. Принцип 80-20 / Р. Кох. – М.: Попурри, 2004. – 354 c.
2. Трейси Б. Тайм-менеджмент / Б. Трейси; пер. с англ. С. Кировой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 144 с.
3. Трейси Б. Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать / Б. Трейси; пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. – 158 с.

 

Достижение ключевых результатов

 

Самое важное, принципиальное условие для повышения продуктивности – это полное сосредоточение внимания на самых значимых делах в течение всего дня. Поэтому необходимо понять, в каких областях и направлениях работа имеет наибольшее знание для достижения ключевых результатов или KPI.

Например, для студентов, областями достижения ключевых результатов могут  быть:

• сдача контрольных работ, рефератов и курсовых работ;

• подготовка и публикация научной статьи;

• выступление на конференции;

• сдача экзамена и/или зачета.

Лучший способ идентифицировать KPI, это увидеть конечный результат поставленных целей.

 

Основная литература

1. Трейси Б. Тайм-менеджмент / Б. Трейси; пер. с англ. С. Кировой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 144 с. 

 

Концентрация и целеустремленность

Мужчина, который может спокойно
вести машину, одновременно целуя
красотку, просто не уделяет поцелую
должного внимания.
Альберт Эйнштейн

Концентрация и целеустремленность – это основные условия любого великого свершения. Концентрироваться означает уметь, взявшись за дело, не отвлекаться от него, пока оно не будет завершено полностью.

Вы можете блистать интеллектом, способностями и креативностью, но если не умеете концентрировать на чём-то одном, то не сможете добиться успеха. Вам нужно научиться делать самое важное в первую очередь, причём делать систематически и последовательно, а не важное не делать вовсе. Если вы не приучите себя концертировать свое внимание на одной, важнейшей задаче, то неизбежно придете к тому, что будете всё время заниматься второстепенными делами.

Посчитайте, сколько минут (часов) вам понадобиться на выполнение работы, а затем прибавьте еще 30 % для страховки – на случай непредвиденных обстоятельств и чрезвычайных ситуаций.

 Каждому великому достижения в жизни
 предшествует длительный
и непрерывный период концентрации
Эрл Найтингейл.
Радиоведущий и писатель

Согласно исследованиям Алана Лакейна, каждый раз, когда человек отвлекается от главного дела на что-то постороннее, он теряет инерцию, сбивается с ритма и даже сходит с выбранного курса. Когда человек возвращается к выполнению задачи, то вынужден снова вникать в дело, пересматривать и переоценивать свою работу до настоящего момента и начинать чуть ли не с нуля. В итоге процесс выполнения задачи может занимать на 500 % больше времени, чем если бы человек посвятил все свое внимание делу и не отвлекался ни на что другое до его полного завершения.

Исследования USA Today показывают, что человек способен выполнять в отдельно взятый момент времени только одну работу. Если человек перестает заниматься ею, чтобы выполнить другую задачу, то на практике он переключает все свое внимание на новую работу и сжигает определенное количество умственной энергии. Когда же он возвращается к старой задаче, ему нужно снова погружаться в ситуацию, прежде чем начать двигаться далее. В конце дня у человека, работающего по принципу многозадачности, IQ падает примерно на 10 единиц. Это означает, что каждый раз, когда вы будете выполнять новую задачу, то будете чувствовать себя все глупее и глупее. Избегайте многозадачности.

 

Основная литература

1. Девора З. Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле / З. Девора; пер. с англ. М. Попова. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2017. – 192 с.
2. Палладино Л.Д. Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления / Л.Д. Палладино; пер. с. англ. М. Бобровой. – 2-е изд. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2017. – 212 с.
3. Трейси Б. Тайм-менеджмент / Б. Трейси; пер. с англ. С. Кировой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 144 с. 

Дополнительная литература

Хэлловэлл Эд. Не отвлекай меня! Как сохранить концентрацию несмотря ни на что. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 272 с.

 

Преодолейте склонность к откладыванию дел на потом

 

Прокрастинация и промедление стали обычной реакцией на появляющиеся задачи и ситуации. Исследования Джозефа Феррари (Университет Деполя Чикаго) показало, что у 20 % населения привычка прокрастинации стала хронической и затрагивает многие стороны жизни.

Также исследования Фушия Сироис (Епископальный университет, Шербурк) показывают, что прокрастинация негативно влияет на здоровье. Во-первых, она вызывает стресс – в частности, наносит вред иммунной системе организма. Во-вторых, из-за хронической прокрастинации постоянно откладываются полезные вещи вроде физических упражнений, здорового питания и полноценного сна, что увеличивает риск сердечно-сосудистых заболеваний, сахарного диабета.

Откладывая достижения целей, мы откладываем жизнь. Мы явно теряем время, которое можно было бы использовать для движения вперед.

 

«Мысленное самопрограммирование»

Самые действенные слова, которые вы должны повторять для повышения собственной продуктивности, – это «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!». 

Всякий раз, когда будете ловить себя на том, что тянете с выполнением важной задачи, начинайте энергично и воодушевленно произносить: «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!». Повторив про себя эту фразу 10, 20 или 100 раз, вы почувствуете подсознательное желание взяться за конкретную работу и выполнить ее в первую очередь.

Если вы чувствуете, что теряете настрой и вы хотите отложить важное дело, попробуйте повторить про себя: «Возвращайте к работе! Возвращайте к работе! Возвращайте к работе!».

 

«Деление на один укус» / «Метод ломтиков салями»

Нет такой задач, которую нельзя было бы выполнить, если разделить ее на достаточно маленькие «порции». Один из лучших методов такого деления называется «деление на один укус». Возьмите лист бумаги и запишите на нем все шаги, которые вы должны осуществить в определенной последовательности – от первого до последнего шага, – чтобы выполнить задачу. Иногда этого бывает достаточно, чтобы увлечься работой и быстро пройти следующий шаг, и следующий и все остальные.

 

«Чувство безотлагательности»

Считается, что только 2 % людей способны действовать быстро, стремясь поскорее выполнить работу.

Когда вы приобретете репутацию человека действия, умеющего быстро расправляться со всеми делами, вы начнете резко подниматься по карьерной лестнице. Мало какое качество в той же мере способствует быстрому профессиональному росту.

Чувство безотлагательности особенно необходимо, если вы ведете свой бизнес. Необходимо заботиться, чтобы о вашей компании сложилось мнение, что она умеет действовать быстро. Сегодня клиент требует скорости. Когда звонит телефон, необходимо снимать трубку сразу же. Отвечать на жалобы клиентов необходимо незамедлительно. Выполнять обещания данные клиенту сразу же.

 

Быстрота – сестра успеха.

А.В.  Суворов

 Ускорьте шаг. Прибавьте темп. Двигайтесь чуть быстрее. Приступайте к выполнению важных дел немедленно, а затем приучите себя проходить весь процесс до конца – пока самые важные задачи не будут выполнены. 

 

 «Выполняйте работу быстро и хорошо»

По результатам опроса 300 глав крупных корпораций, 80 % опрошенных дали один и тоже ответ на вопрос: «Что должен сделать их сотрудник, чтобы подняться по карьерной лестнице ускоренными темпами». Они сказали, что самые важные качества, по которым они выбирают сотрудников – это, во-первых, умение определять приоритеты, и во-вторых, способность начинать с самой важной задачи и выполнять ее быстро и хорошо.

 

 Основная литература

1. Пичил Т. Не откладывай на завтра: краткий гид по борьбе с прокрастинацией / Т. Пичил; пер. с англ. С. Финина. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 160 с.
2. Суворов А.В. Наука побеждать / А.В. Суворов. – М.: Эксмо, 2011. – 480 с.
3. Трейси Б. Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать / Б. Трейси; пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. – 158 с. 

 

Организуйте время блоками

Для максимально успешной работы вам необходимо делить время на ничем не нарушаемые блоки. Это может при работе в многозадачном режиме.

Умение делить время на отрезки, в течение которых вас никто и ничто не будет прерывать, и отвлекать, имеет огромное знание для повышения эффективности и производительности.

Для начала приучите себя трудиться по утрам, когда наступает «час тишины» и когда вы наиболее бодры и свежи. Многие высокопродуктивные люди привыкают ложиться спать рано и вставать в пять или в шесть часов утра. Считается, что эти люди за 90 минут добывается примерно стольких же результатов, сколько обычные люди за 180 минут.

Помните, что для выполнения любой задачи необходимо примерно 30 минут, чтобы вникнуть в суть дела. Только после мысленного погружения в задачу вы сможете целиком сфокусироваться на ней и начать работать целенаправленно, осознано и творчески.

Еще одно правило: не следует смешивать креативные задачи с организационными или административными. Нельзя заниматься операционной деятельностью и одновременно решать творческие вопросы. Для одних работа требуется быстрое мышление, для других – медленное, но никогда и то и другое одновременно.

Правило по изучению новых предметов. Исследования показывают, что оптимальная продолжительность занятий, посвященных изучению нового предмета, составляет примерно три часа. Если вы сможете выделить подряд три часа, в течение которых вас ничто не будет прерывать, то вам удастся обрести больше знаний, чем другие люди смогут накопить за два, три или четыре дня учебы в условиях постоянного отвлечения внимания. 

 

Читайте быстрее, запоминайте больше

Сегодня среднестатистический человек прочитывает в день тысячи слов: письмо, отчеты, новости, сводки, материалы отраслевых журналов и многое другое. Чтобы преуспевать, нужно держать руку на пульсе событий, т.е.  читать, и читать, и читать. Мы живем в обществе, основанном на знаниях, и информация играет огромную роль. 

Читать материалы лучше по группам. Каждый раз, когда вам на глаза попадается интересная статья, обзор или другая информация в интернете, сохраните ссылку или саму публикацию отдельным файлом в специальной папке на компьютере, чтобы почитать ее в удобный момент. Вместо того чтобы переключаться с одной задачи на другую, отвлекаясь от работы, которой вы заняты в настоящий момент, чтобы погрузиться в чтение подвернувшегося материала, просто отложите его до лучших времен. Как только подобный способ обращения с информацией войдет у вас в привычку, вы будете успевать прочитывать огромное количество материала, уделив им максимальное внимание.

Также следует читать информацию выборочно, т.е. читать только то, что для вас действительно важно.

 

«Похитители времени»

Рассмотрим основные причины, которые «похищают» продуктивное время:

1. Интернет. Главный чемпион среди похитителей времени – интернет с социальными сетями, чатами, форумами, играми и тому подобным. 

2. Нечеткие цели.

3. Дезорганизация. Отсутствие приоритета в делах, плохое планирование рабочего дня, неспособность закончить начатое дело, привычка все делать самостоятельно, неумение делегировать неважные дела, чрезмерные нечеткие планы, расплывчатые обещания, постоянное отвлечение на разговоры, переключение внимания, длительные ожидания в очередях, спешка, рассеянное внимание, нежелание сосредоточиться на одном вопросе.

4. Неспособность сказать «нет».

5. Прерывания. Неожиданные и незапланированные перерывы – одна из основных статей расхода времени. Перерывы принимают самую разную форму: то телефон зазвонит, то придет тестовое сообщение, то люди заглянут, с которыми нужно поговорить.

6. Большие прерывания.

7. Периоды бездействия.

8. Работа без отдыха.

9. Слишком много заданий одновременно – многозадачность.

10. Стресс и кризисные ситуации.

11. Неадекватное планирование.

12. Отсутствие делегирования.

13. Бумаги.

14. Прокрастинация.

 

Основная литература

1. Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса / Д. Аллекн; пер. с англ. Ю. Константиновой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 416 с.
2. Трейси Б. Тайм-менеджмент / Б. Трейси; пер. с англ. С. Кировой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 144 с.
3. Хорсагер Д. Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию / Д. Хорсагер; пер. с англ. М. Попова. – М.: манн, Иванов и Фербер, 2016. – 224 с. 

 

Инвестиции в личный рост

 

Находите в своем графике время, чтобы продолжать развиваться и расти. Основное правило в сферах личного и профессионального роста таковы: со своими нынешними знаниями вы не сможете шагнуть дальше того места, до которого вы дошли сегодня. Если вы ходите идти вперед, вы должны пополнять свои знания.

Тратьте время на чтение материалов, способствующих повышению ваших профессиональных качеств, хотя бы 1 час каждый день. Принимайте участие в семинарах и занятиях, проводимых экспертами в вашей области, по меньшей мере четыре раза в год. Помните: учиться следует у лучших специалистов в отрасли, где бы они не находились, поэтому будете готовы к дальним поездкам и финансовым инвестициям.

Особенно важно посещать семинары и лекции людей и преподавателей с практическим опытом, которые уже добились успеха в конкретной сфере деятельности. Для того чтобы понять насколько компетентен специалист, перед посещением семинара или лекции ознакомитесь с их трудами, научными публикациями и отзывами.

Самый важный вопрос, который следует задавать себе и который способен указывать вам путь профессионального развития, звучит так: «Какое одно умение, которое можно развивать и поддерживать на должном уровне, способно на настоящем этапе помочь мне двигать меня вперед?». В каждый отдельный момент времени одно умение может существенно продвинуть вас вперед. Ваша задача – сделать это своей целью, разработать план ее достижения и ежедневно над ней работать. Через неделю, месяц или год вы пополните список своих способностей и талантов и этим умением, и вы увидите, как резко повысится ваша ценность.

 

Основная литература

1. Трейси Б. Тайм-менеджмент / Б. Трейси; пер. с англ. С. Кировой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 144 с. 

 

Организация рабочего пространства

 

Один из важнейших инструментов управления временем – это пространство. Работайте за чистым столом. Точно так же, как хороший шеф-повар расчищает кухню, прежде чем начинать творить и после того как блюдо готово, так и вам следует приводить свое рабочее пространство в полный порядок, перед тем как взяться за дело и по завершению работы над ним.

Питер Друкер также подчеркивает, что у эффективных людей стол всегда чистый. С его поверхности убирается все, что не связано с вопросом, над которым человек в настоящий момент работает.  Порядок дает возможность полностью сфокусироваться на текущей проблеме и добиваться результата быстрее и с лучшим качеством.

Разложите все документы по соответствующим папкам, как обычным, так и виртуальным. Оставьте лишь то, что имеет отношение к настоящей задаче, и занимайтесь только ею. Всегда, когда есть возможность, старайтесь убирать все «посторонние» материалы и предметы.

Помните: настоящие профессионалы в любой момент всегда поддерживают свое рабочие место в чистоте и порядке. В течение дня они его убирают несколько раз. Нет ничего разрушительнее для эффективности и продуктивности человека, чем беспорядок, из-за которого приходиться прерываться.

Многие люди убеждены, что им лучше работается, когда у них на столах царит «творческий беспорядок». Исследования показывают, что это не так. Во всех случаях, когда люди были вынуждены убрать свое рабочее пространство и стол так, чтобы на нем оставались материалы, связанные лих с одной задачей, их продуктивность удваивалась, в некоторых случаях утраивалась.

Психологи говорят об еще одном негативном эффекте неубранного стола. Его вид на подсознательном уровне усиливает в человеке ощущение собственной неорганизованности. 

 

Основная литература

1. Друкер П.Ф. Эффективный руководитель / П.Ф. Друкер; пер. с англ. О. Чернявской. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. – 240 с.
2. Трейси Б. Тайм-менеджмент / Б. Трейси; пер. с англ. С. Кировой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. – 144 с.